Любая помощь студенту и школьнику!


Жми! Коллекция готовых работ

Главная | Мой профиль | Выход | RSS

Поиск

Мини-чат

Статистика


Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0

Форма входа

Логин:
Пароль:

Внедрение системы электронного документооборота в компанию DATAGROUP

Внедрение системы электронного документооборота в компанию DATAGROUP (500 руб.)

Оглавление

Оглавление. 1

Введение. 2

1. Исследовательский раздел. 4

1.1 Анализ существующих систем электронного документооборота. 4

1.1.1 Описание существующей информационной системы.. 12

1.2 Определение и обоснование критериев при выборе системы электронного документооборота  13

1.3 Постановка задач для системы электронного документооборота. 16

1.3.1 Обзор деятельности компании «DATAGROUP». 16

1.3.2 Определение целей внедрения системы в компанию.. 17

2. Специальный раздел. 19

2.1 Разработка алгоритма работы системы электронного документооборота. 19

2.2 Разработка структуры базы данных. 21

3. Технологический раздел. 26

3.1 Обоснование программных и аппаратных средств. 26

3.1.1 Описание внедренного модуля. 30

3.2 Выбор языка программирования. 37

3.3 Описание процесса внедрения. 38

4. Другие разделы.. 38

4.1 Технико-экономическое обоснование проекта. 38

Заключение. 39

Список используемых источников. 39

Список приложений. 39

 

 

Введение

Мир становится более динамичным, мобильным и скорость принятия стратегических решений все время увеличивается. В этих условиях информационные технологии  приобретают ключевую роль для эффективного, бесперебойного, безопасного и конкурентоспособного развития бизнеса.

Ситуация на российском рынке радикально отличается от той, что была 20 или даже 10 лет назад. С одной стороны, все хорошо знают, что эффективное принятие решений, прежде всего, основывается на грамотно построенных бизнес-процессах, разумном управлении и квалифицированных ресурсах. Но, с другой стороны, не все до конца осознают важность и значение профессионально созданной и хорошо отлаженной ИТ-базы для надежной работы бизнеса. В современных условиях работа ни одной компании, какого-либо размера она не была, без нее просто невозможна. И чем крупнее компания, тем сильнее ее функционирование зависит от вычислительной техники и используемых информационных технологий. Основной составляющей эффективности работы компании является процесс управления корпоративными документами, который в последнее время приобретает все большую значимость при развитии бизнеса. Это способствовало появлению ряда программных продуктов, облегчающих этот процесс. Документы и бухгалтерия, счета клиентов и партнеров, рекламная информация и электронная почта, корпоративные базы данных, — все это части современной системы электронного документооборота (СЭД). Использование систем электронного документооборота становится все более популярным, и является удобным помощником компаниям в работе с главной их составляющей частью - клиентами, в не зависимости от ее размера и выбранной отрасли.

При внедрении СЭД или любой другой информационной системы важно учесть основные факторы, которые могут препятствовать процессу, а именно:

1.       Высокая стоимость реализации внедрения;

2.       Экономические риски;

3.       Слабая материально-техническая база для внедрения информационной системы;

4.       Сопротивление персонала компании, вызванное отсутствием навыков работы с информационными системами.

Компания «DATAGROUP» прочно занимает лидирующие позиции на российском рынке IT в области поставки оборудования и интеграции системных решений. В связи с динамичным развитием компании прежних ресурсов существующей на данный момент ИС стало недостаточно для управления и организации рабочего процесса. Возникла острая необходимость в оптимизации бизнес-процессов взаимодействия с клиентами и оптимизации существующей информационной системы. При помощи правильно организованной системы документооборота компания получит удобный инструмент работы с документами, что позволит повысить качество и эффективность работы сотрудников в компании, упрочнить свои позиции на рынке.

Предметом данной работы является повышение эффективности работы компании путем оптимизации организации электронного документооборота.  

Объект исследований:  структура компании «DATAGROUP».

Основной целью работы является изучение возможностей и функционала систем электронного документооборота, анализ существующей информационной системы и выбор оптимального решения по организации работы с документами в компании «DATAGROUP»

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

1.                Сделать анализ существующих информационных систем;

3.                Осуществить анализ алгоритма движения документов в компании;

4.                Осуществить миграцию информационной системы на новую аппаратную архитектуру;

5.                Создать единую базу данных;

6.                Разработать инструмент работы с базой данных;

7.                Разработать технико-экономическое обоснование;

В первой главе данной работы представлена основная информация о системах документооборота, производится анализ деятельности компании, определяются цели внедрения, формируются задачи и критерии. 

Во второй главе представлено описание алгоритма взаимодействия документов в компании, также производится описание инструмента взаимодействия с информационной системой, предназначенного для персонала коммерческого отдела.

В третьей главе рассказывается о выборе аппаратной и программной архитектуры, приведено описание языка программирования, а также поэтапное описание действий, совершенных в процессе внедрения.

            Преимуществом правильной организации документооборота в компании является оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации, улучшение качества работы с информацией, формирование единого информационного пространства, что позволит перейти на качественно новый уровень управления бизнес-процессами  организации.

1. Исследовательский раздел

1.1 Анализ существующих систем электронного документооборота

 

Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_электронного_документооборота

Основная задача СЭД – это обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно принятым в компании правилам и нормам. Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача СЭД. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать. Другая немаловажная задача службы СЭД – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Фактически СЭД представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс создания, распространения и управления доступом электронных документов посредством компьютерных сетей, а также позволяющую контролировать потоки документов в организации.

Системы с каждым годом наращивают функционал и предоставляют еще больше возможностей, чем ранее. В современных системах электронного документооборота, например, таких как DIRECTUM, имеется модуль управления взаимоотношениями с клиентами. Он позволяет качественно вести работу с ними, фиксировать историю взаимодействий, планировать мероприятия, учитывать стадии продаж по каждому клиенту и видеть эффективность работы менеджеров. То есть в данном случае СЭД включает в себя часть функционала системы класса CRM. Если рассматривать данную связь в обратную сторону, то можно отметить присутствие части функционала СЭД в системе CRM. Примером этому служит организация хранения и работы с основными документами (информация о клиентах, счета, коммерческие предложения, отгрузочные документы, договоры), участвующими в процессе сделок с клиентами. Из этого можно сделать вывод, что CRM-система в некотором смысле является системой электронного документооборота.

Компания «DATAGROUP» является поставщиком и дистрибьютором оборудования, программного обеспечения и комплексных решений для построения информационных систем различного масштаба: от серверных решений начального уровня до корпоративных систем крупных предприятий. Организация деятельности такого рода компаний построена на проектном принципе. Каждая продажа рассматривается как проект, со своими этапами, контрольными точками. Большая часть крупных сделок при этом проходит через клиентские тендеры, где важно вовремя исполнять все сроки и условия, и в этом информационном потоке, как правило, становится сложно своевременно управлять всеми процессами, при этом, не забывая следить за рентабельностью сделок. Наиболее подходящим решением для компаний, работающих в сфере системной интеграции и IT-дистрибуции, является CRM-система. Управление компанией реализовано на платформе 1С:Предприятие, но организация работы с системой не позволяет осуществлять продуктивную деятельность при работе с клиентами. Система нуждается в оптимизации на программном и аппаратном уровне в целях удовлетворения поставленных задач в компании.

CRM-система (Customer Relationship Management - Управление отношениями с клиентами) – это незаменимый современный инструмент для ведения бизнеса. CRM подразумевает накопление, обработку и анализ не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это способствует повышению производительности менеджеров, улучшает качество обслуживания клиентов и способствует увеличению продаж.

http://www.norbit.ru/products/groups/188.html

Концепция CRM не является изобретением последнего времени и использовались с давних пор. Простейшие «CRM-системы» прошлого в виде писцовых, амбарных, долговых книг зачастую позволяли не только вспомнить прежнюю историю общения с клиентами, но и проявить по отношению к клиенту больше внимания, дать понять, что прежние взаимоотношения не забыты. Это уже позволяло удерживать постоянных клиентов и привлечь новых за счет «клиентоориентированности» в ведении дел. Позднее такой подход в первую очередь развивался в сфере услуг и сервиса, особенно в малом бизнесе. CRM даже называют «технологией дешевого роста» из-за доступности и значительного эффекта для бизнеса. Именно «клиентоориентированность» позволяла предприятиям малого бизнеса выйти из сферы ценовой конкуренции с крупными корпорациями, удержать клиентов и увеличить продажи.

CRM. Российская практика эффективного бизнеса  А. Кудинов стр.20

Издательство: 1С-Паблишинг ISBN 978-5-9677-1006-3; 2008 г.

Современная CRM направлена на изучение рынка и конкретных потребностей клиентов. Основными функциями CRM являются сбор, хранение и анализ информации о потребителях (покупателях) и партнерах. На основе этих знаний разрабатываются новые товары или услуги и таким образом компания достигает поставленных целей и улучшает свои финансовые показатели. Также CRM-система позволяет не просто автоматизировать взаимодействие с клиентами и процесс продаж, а выстроить их работу таким образом, чтобы получать максимальный результат.

Возможности CRM-систем:

·                   Быстрый доступ к актуальной информации о клиентах;

·                   Оперативность обслуживания клиентов и проведения сделок;

·                   Формализация схем взаимодействия с клиентами, автоматизация
документооборота;

·                   Быстрое получение всех необходимых отчетных данных и аналитической информации;

·                   Снижение операционных затрат менеджеров;

·                   Контроль работы менеджеров;

·                   Согласованное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.

Классификация CRM-систем. Большинство существующих CRM-систем родились из систем, которые давно автоматизировали определенные принципы взаимодействия с клиентами. Многие из текущих CRM-систем - это старые системы SFA (Sales Force Automation - Система автоматизации работы торговых агентов), SMS (Sales & Marketing System - Система Информации о продажах и Маркетинге), CSS (Customer Support System - Система Обслуживания Клиентов) и им подобные, в которые добавлено немного новых полей и изменено название и позиционирование. Ранее (примерно до 2000 года) CRM-системы, как правило, были «однобоки» (так называемые «менеджеры контактов», или системы поддержки маркетинговых мероприятий, или системы для автоматизации сервисных служб). Однако к 2006 году практически все современные CRM-системы получили в большей или меньшей степени все указанные возможности и уровни обработки информации.

Существует три CRM-подхода, каждый из которых может быть реализован отдельно от других:

 Оперативный - автоматизация потребительских бизнес-процессов, что помогает персоналу по работе с клиентами выполнять свои функции. Это уровень автоматизации оперативных процедур исполнителей и оперативных руководителей разного уровня. В России именно информационные системы этого уровня чаще всего называют CRM-системами. К данному слою относятся (фронт-офисные) системы автоматизации маркетинга, продаж и сервиса; системы интеграции фронт-офисных и учетных подсистем; собственно учетные системы, хранящие и обрабатывающие финансовую информацию о клиентах. Потребителями результатов автоматизации данного уровня являются непосредственные исполнители — сотрудники отделов, работающих с клиентами: маркетологи, менеджеры по продажам, секретари, руководители соответствующих линейных подразделений, коммерческий директорат, служба сервисной поддержки.

Аналитический - анализ информации о потребителях с различными целями. Это уровень автоматизации управленческих процессов, связанных с глубоким анализом данных о клиентской базе компании. Соответственно, информационные системы, входящие в этот слой, — это системы организации хранилищ данных, системы оперативного и статистического анализа (OLAP, в частности) клиентской базы. Потребителями результатов автоматизации данного уровня являются чаще всего руководители, занимающиеся стратегическим управлением компании. В число задач, решаемых с помощью аналитического CRM, входят синхронизация разрозненных массивов данных и поиск статистических закономерностей в этих данных для выработки наиболее эффективной стратегии маркетинга, продаж, обслуживания клиентов и т.п. Требует хорошей интеграции систем, большого объема наработанных статистических данных, качественного аналитического инструментария. Аналитический CRM менее популярен, чем оперативный. Однако он больше связан с BI-системами, а также соприкасается с концепциями Data Warehousing, Data mining, поэтому поставщики систем в этих областях активно продвигают и репозиционируют свои системы как системы Аналитического CRM (например, SAS).

Коллаборационный - уровень организации тесного взаимодействия с конечными потребителями, вплоть до определённого влияния клиента на внутренние процессы компании. Автоматизация контактов с клиентами по различным каналам связи (телефон, личный контакт, электронные каналы). Этот слой информационных систем компании может состоять из веб-портала (электронный канал — интернет), системы электронной почты (тоже интернет), call-центра (телефонный канал), системы учета и планирования контактов (личные контакты). Потребителями результата автоматизации этого уровня являются те же сотрудники, что и в слое оперативного СRМ.

Систем, поддерживающих коллаборационный CRM, практически нет на рынке, в том числе потому, что коллаборационный процесс в большинстве случаев сугубо индивидуален и должен автоматизироваться за счет чрезвычайно гибкой CRM-системы. Кроме того, эта система должна быть основана на самых дешевых и открытых технологиях снижения затрат на построение интерфейса между вашей организацией и вашими клиентами.

Возможна комбинация оперативных и аналитических систем. Ее называют CRM для управления компаниями. Они позволяют выделять целевые группы, а также осуществлять двустороннюю связь с клиентами посредством рассылки сообщений рекламного характера и различных информационных материалов. Для этого используются различные каналы: традиционная и электронная почта, телефонная связь, SMS. Системы выполняют функции хранения и обработки результатов проведенных акций. С их помощью создаются статистические базы данных. Потребителями результата автоматизации этого уровня являются те же сотрудники, что и в слое оперативного CRM.

http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:CRM-системы_(классификация)

Другая классификация CRM-систем основывается на их основной функциональной возможности:

·                   Управление продажами (SFA - Sales Force Automation). При тесном взаимодействии с каждым клиентом, компания может выявить наиболее доходные сделки, тем самым увеличить прибыль. Эффективное управление денежными потоками невозможно без CRM, поскольку эти системы позволяют с точностью прогнозировать вероятность совершения сделок, а также увеличить ее. Снижение издержек достигается уходом от рутинных манипуляций, на которые сотрудники затрачивают много времени. В отношении персонала снижается текучесть кадров. Каждый сотрудник может сопоставить результат своей деятельности с работой коллеги. Это дает возможность перенять ценный опыт привлечения клиентов;

·                   Управление маркетингом. За счет системы планирования и анализа у компании появляется возможность вести направленный маркетинг. Рекламные кампании проводятся с учетом клиентской выборки;

·                   Управление сервисом и Call-центры (системы по обработке жалоб от абонентов, фиксация и дальнейшая работа с обращениями клиентов). Рутинные операции автоматизируются, за счет этого улучшается процесс контроля прохождения заказов, снижаются незапланированные издержки. С помощью системы можно улучшить качество сервиса, а, следовательно, повысить лояльность клиента. Любой заказчик, обратившись однажды и получив отличное обслуживание, захочет вернуться, чтобы продолжить сотрудничество с компанией.

Однако наиболее востребованы CRM-системы, которые обеспечивают все эти функциональные возможности. В последние годы в мире получила широкое распространение модель продаж CRM-систем On-demand (англ. «по запросу») (или Software As A Service (SaaS) - англ. «обеспечение, как услуга»).

http://www.studhistory.ru/pages/more/obschaja-harakteristika-crm-sistem.html

Конечно, нельзя утверждать, что CRM — система — это решение всех проблем взаимодействия с клиентами. Успех внедрения будет только в том случае, если правильно создана стратегия, разработка которой базируется на понимании принципов работы компании с клиентами. Эту работу ведут люди – сотрудники компании. И, по большому счету, именно от их понимания, умения применять клиентоориентированный подход, качества выполнения обязанностей зависит успех внедрения CRM-системы.

1.1.1 Описание существующей информационной системы

Деятельность компании «DATAGROUP» осуществляется при помощи программного решения на базе платформы «1С:Предприятие».

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

http://v8.1c.ru/overview/

На платформе установлены три программных продукта:

·        1С:Управление торговлей;

·        1С:Зарплата и управление персоналом;

·        1С:Бухгалтерия.

"1С:Предприятие 8. Управление торговлей" - продукт, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, предназначенный для организации эффективного управления современным торговым предприятием.

http://v8.1c.ru/metod/books/files/Upravlenie_Torgovley.pdf

"1С: Зарплата и управление персоналом" позволяет автоматизировать процесс управления трудовыми ресурсами, вести кадровый учет и осуществлять расчеты с сотрудниками. Инструмент учитывает текущее состояние законодательства, затрагивающего взаимоотношения с работниками и имеющуюся налоговую практику.

«1С:Бухгалтерия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Немаловажно уделить особое внимание критериям к архитектуре СЭД. Архитектура решения - это то, что нельзя "докупить потом" и изменить в процессе внедрения. Архитектура - это навсегда. И если изначально была выбрана технология с неправильной архитектурой, то такой проект обречен на неудачу и в итоге бизнес будет терпеть убытки, связанные с неэффективным решением и упущенными возможностями. Основные критерии к архитектуре системы - это легкая модифицируемость, гибкость, распределенность и масштабируемость. Рассмотрим каждый критерий в отдельности:

Масштабируемость. CRM-система должна поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей. Способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально - распределенных организациях, поэтому архитектура информационной системы должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модифицируемость. Заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов CRM-системы, в частности спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр возможностей системы. Этот критерий указывает на то, что система CRM-система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Гибкость. Для корректного внедрения необходима возможность адаптации и интеграции CRM с унаследованными приложениями, например: бухгалтерской программой или программой логистики. CRM-система должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Немаловажным критерием для компании является стоимость системы. В поисках лучшего варианта, любая компания может найти для себя популярные продукты различных известных и не очень корпораций, цена которых будет достигать миллиона долларов за рабочее место.{ссылка} Поэтому важно четко сформировать список необходимых задач для CRM, чтобы сделать оптимальный выбор по соотношению цены и функционала.


Нужен полный текст этой работы? Напиши заявку cendomzn@yandex.ru

Календарь

«  Ноябрь 2020  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30

Рекомендуем:

  • Центральный Дом Знаний
  • Биржа нового фриланса