Любая помощь студенту и школьнику!


Жми! Коллекция готовых работ

Главная | Мой профиль | Выход | RSS

Поиск

Мини-чат

Статистика


Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0

Форма входа

Логин:
Пароль:

Выпускная квалификационная работа на тему "Совершенствование системы документооборота в администраци

Выпускная квалификационная работа на тему "Совершенствование системы документооборота в администрации п. Мурмаши" (1000 руб.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 9

1.1. Система документооборота и её функции. 9

1.2. Характеристика системы управления документацией. 16

1.3. Нормативно-правовая база  документационного обеспечения управления  22

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ МО.. 25

2.1. Общая характеристика деятельности администрации, и её документооборота  25

2.2. Анализ документооборота администрации за 2013-2014 г.г. 28

2.3. Оценка эффективности системы управления документооборотом в администрации п. Мурмаши. 32

ГЛАВА 3. ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ качества ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.. 41

3.1. Выявление актуальных проблем в организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере администрации пгт. Мурмаши) 41

3.2. Разработка мер, направленных на повышение качества ведения документооборота  46

3.3. Экономическое обоснование предлагаемых мер. 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 66

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.. 69

ПРИЛОЖЕНИЕ 75

Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

Практически в каждом отделе Администрации МО есть специалист, ответственный за ведение делопроизводства в конкретном отделе. Большинство операции по обработке документов осуществляет секретарь. В своей работе он руководствуется «Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования пгт. Мурмаши, утвержденной распоряжением главы администрации МО пгт. Мурмаши  №182 от 13.07.2008 г. Инструкция разработана в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Мурманской области, утвержденной распоряжением Правительства Мурманской области от 24 февраля 2005 г. № 33-РП [1]

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания или получения до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

В администрации движение документов  должно основывается на следующих правилах:

1)                максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

2)                исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

3)                максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволит реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Этапы работы с входящей и исходящей документацией.[2]

Электронная обработка входящих документов предполагает:

-получение;

-распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;

-регистрацию;

-рассмотрение главой администрации, написание резолюции;

-передачу на исполнение;

-осуществление контроля исполнения;

-исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Электронная работа с исходящими документами включает следующие этапы:

-составление проекта документа исполнителем;

-согласование проекта документа;

-проверка правильности оформления проекта документа;

-подписание документа главой;

-регистрация документа;

-отправка документа адресату;

-подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником архивного отдела. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

В настоящее время в системе делопроизводства в администрации п. Мурмаши существуют  следующие проблемы:

1)    низкое качество создаваемых документов;

2)    документы теряются;

3)    тратится большое количество времени на поиск нужного документа;

4)    создается большое количество копий одного и того же документа;

5)    на бумагу и копирование документов тратится много средств;

6)    задержки прохождения и исполнения документов;

7)    большой объём документооборота;

8)     противоречивость принимаемых решений;

9)    сложные схемы согласования документов;

10)           отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

11)          бесконтрольность исполнителей.

В целях повышения качества ведения документооборота необходимо сформулировать следующие предложения:

-                   в должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

-                   в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

-                   унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта «Указание»;[3]

-                   разработать трафаретные тексты наиболее повторяющихся документов. Так, тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;

-                   повысить качество подготовки и оформления документов;

-                   расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

-                   для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

-                   разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

-                   повысить компьютерную грамотность некоторых служащих;

-                   внедрить и использовать современную СЭД;

-                   выбрать грамотного исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальную программную платформу.

Использование современного программного обеспечения для обработки и поиска информации в администрации п. Мурмаши позволит создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, сократит время их обработки и корректировки. Создание безбумажного документирования в администрации предусматривает быстрое создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.д. Ответственное лицо за делопроизводство в администрации п. Мурмаши лишь выбирает необходимую форму и корректирует ее, что, в свою очередь, способствует сокращению трудоемкости работы.

Внедрение эффективных систем электронного документооборота является предпочтительным способом сокращения объемов документации.

          Создание моделей документооборота, разработка эффективных и рациональных схем движения документов. К основным методам, позволяющих эффективно упорядочить систему документооборота, относят: оптимизацию процедур подготовки и оформления служебных документов, сокращение документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

К основным мероприятиям по оптимизации подготовки и оформления служебных документов в администрации п. Мурмаши, являются: исключение возвратных движений документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; параллельное выполнение различных делопроизводственных операций для повышения оперативности исполнения документов; регулярное информирование службы делопроизводства о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля, предоставление необходимых сведений о ходе движения и исполнения документов способами, исключающими возвратное движение самих документов (с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами - устно, по телефону, через локальную вычислительную сеть и др.).[4]

Другим направлением уменьшения объема документооборота в администрации п. Мурмаши является усовершенствования качества служебных документов как носителя управленческой информации. Качество служебных документов содержит в себе требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

[1] Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика / М.В. Ларин // Делопроизводитель. – 2011. – № 1.

[2] Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий и организаций всех форм собственности. - М.: ИКЦ « МарТ», Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2009. –С. 53.

[3] Кислуха В.А. Значение и применение экспертных систем в службах управления персоналом // Делопроизводитель. – 2012. - № 1. – с. 22-24

[4] Бобылева М.П. Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота // Делопроизводство. – 2013. - № 1. - С. 38-40.


Нужен полный текст данного материала? Напиши заявку cendomzn@yandex.ru

Календарь

«  Сентябрь 2020  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
282930

Рекомендуем:

  • Центральный Дом Знаний
  • Биржа нового фриланса