Содержание
Введение ……………………………………………………………………………3
1. Основы дипломатического этикета: прибывающая делегация
и принимаемая сторона …………………………………………………………4
1.1 Подготовка приемов иностранной делегации ………………………………4
1.2 Информация о пребывающей делегации ……………………………………7
1.3 Информация о встречающей делегации ……………………………………..8
2. Программа пребывания делегации …………………………………………..9
2.1 Общая программа пребывания ……………………………………………..9
2.1.1 Приглашение иностранной делегации ……………………………………9
2.1.2 Регистрация пребывающей делегации ………………………………….10
2.1.3 Тактика встречи гостей ……………………………………………………11
2.1.4 Пребывание в гостинице ………………………………………………….13
2.1.5 Деловые переговоры ………………………………………………………15
2.1.6 Кухня пребывающей делегации …………………………………………..17
2.2 Подробная программа пребывания иностранной делегации …………….18
Заключение ………………………………………………………………………..19
Список использованной литературы …………………………………………..20
Приложения ………………………………………………………………………21
Введение
Актуальность выбранной темы работы. На сегодняшний день, бизнес и предпринимательство развивается бурными темпами, и деловые отношения не стоят на месте. В свою очередь, все чаще приходится совершать деловые поездки с целью переговоров и заключения необходимых документов.
Немаловажным аспектом в данном случае является подготовительные работы по встрече ожидаемой делегации в нашем государстве. Как правило, все этим должен заниматься протокольные отделы. Все чаще протокольные отделы заменяются офис-менеджерами или секретарями. Они то и несут всю ответственность за разработку программы по встрече делегации. В данном случае перед секретариатом стоит проблема правильной разработки соответствующей программы.
Целью написания курсовой работы является разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране с учетом всех требований протокола и этикета. Для достижения поставленной цели передо мной встал ряд следующих задач:
— разработать общую программу, которая предназначена для приезжих гостей;
— разработать подробную программу, включающую технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций;
— по проделанной работе сделать соответствующие выводы.
Предметом исследования для написания работы послужит программа пребывания в нашем государстве, объектом исследования – иностранная делегация.
Цель и задачи работы обусловили ее структуру, которая состоит из введения, двух глав и двух параграфов в каждой главе, заключения, списка использованной литературы и приложений.
1. Основы дипломатического этикета: прибывающая делегация и принимаемая сторона
1.1 Подготовка приемов иностранной делегации
Проведение любого приема должно сопровождаться тщательной подготовкой. Заранее необходимо продумать тип приема согласно цели пребывания, для которого все это делается, место проведения, разработать список приглашенных лиц, предварительно заполнив и разослав приглашения. Помимо всего прочего обязательным элементом разработки программы пребывания иностранной делегации является составление меню и плана рассадки за столом в том случае, когда речь зайдет о завтраке, обеде и ужине, так как это относится к обязательной части программы пребывания[1, c. 21-25].
В том случае, когда прием намечен в резиденции посла или посольстве, жена посольства должна позаботиться о подготовке помещений, сервировке столов, инструктаже официантов, обслуживающих прием.
До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:
— общую программу;
— подробную программу.
Общая программа должна включать в себя информацию о следующих вопросах:
— встреча делегации;
— деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);
— приемы (завтраки, обеды и прочее);
— культурная программа;
— поездка по стране;
— проводы делегации [1, c. 44-48].
Что касается подробной делегации, то в ней, во избежание срывов и накладок, необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:
— персональный состав встречающих;
— участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;
— преподнесение цветов;
— приветственные речи;
— обеспечение транспортом;
— размещение в гостинице и прочее.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его [1, c. 109-118].
При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.
При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресторане, где обычно питаются гости.
Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел. Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на несколько дней, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни [1, c. 121-128].
Разрабатывая подробную программу встречи, необходимо детально продумать следующее:
— рассадку прибывшей делегации и членов встречающей делегации в автомобилях при трансфере из аэропорта в гостиницу;
— рассадку делегации за столом переговоров;
— рассадку на торжественном приеме;
— меню для торжественного приема, учитывающее национальную специфику прибывшей делегации;
— предварительную переписку;
— оформление визитных карточек.
Как правило, если продолжительность пребывания иностранной делегации составляет не более трех дней, культурную программу и поездки по стране можно исключить, так как это займет значительное время, предусмотренное для основных переговоров.
Насчет общей программы пребывания гостей на короткий срок, в нашем случае 3 дня, то она может включать в себя следующие элементы:
— составление пригласительного письма;
— встреча в аэропорту или на вокзале;
— размещение в гостинице;
— завтрак, обед и ужин;
— деловые переговоры [2, c. 13-17].
1.2 Информация о пребывающей делегации
В нашу страну намечается приезд иностранной делегации из Германии, которая является представителями компании «Натур-Продукт». Данная компания занимается поставкой медицинского оборудования и лекарственных препаратов во все страны мира, и находится на рынке медицинских услуг уже более 20 лет.
Целью приезда данной компании в Россию является заключение договора о поставке медицинского оборудования для проведения хирургических операций в сфере сердечно-сосудистой системы. Данная делегация состоит из 5 человек:
— Герман Гольфен – генеральный директор компании «Натур-Продукт»;
— Стефани Шмидт – заместитель директора по внутренним отношениям;
— Йозеф Брук–начальник отдела по поставке оборудования и лекарственных средств;
— Хельга Норден – начальник юридического отдела;
— Карл Мантер – переводчик.
Срок пребывания по запланированным данным составляет 3 дня.
Дата прибытия 8 июля 2013 года, дата убытия 10 июля 2013 года.
1.3 Информация о встречающей делегации
Медицинский центр «Чистый Пульс» занимается проведением сложных операций на сердечно-сосудистой системе, и работает на протяжении 20 лет. За последние три года износ оборудования составил более 50%, в результате чего требуется экстренное приобретение нового.
Встречающая делегация состоит из четырех человек:
— Никифоров Александр Андреевич – генеральный директор медицинского центра «Чистый Пульс»;
— Анна Самоходкина – секретарь генерального директора;
— Юлия Антонова – переводчик;
— Михайлов Юрий Николаевич – ответственный за прием делегации.
2. Программы пребывания делегации
2.1 Общая программа пребывания
2.1.1 Приглашение иностранной делегации
Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:
— фамилию, имя и отчество;
— число, месяц и год рождения;
— пол, гражданство, номер паспорта;
— цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.);
— маршрут следования;
— дату въезда и выезда из страны;
— наименование принимающей организации;
— фамилию и должность лица, подписавшего соглашения.
Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получения визы.Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.
Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:
— письмо-запрос на визу от иностранной фирмы;
— российскую визовую анкету;
— 3 фото 4×5 см;
— полученное приглашение;
— паспорт.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну [2, c. 100-109].
2.1.2 Регистрация пребывающей делегации
Регистрация
Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированным согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».
Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение 3-х дней, исключая праздничные и выходные дни.
От регистрации освобождаются:
— лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей;
— лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей;
— лица, прибывшие в командировку до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;
— лица, не достигшие 18 летнего возраста;
— лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации;
— иностранные туристы, совершающие круизы.
Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев [2, c. 115].
2.1.3 Тактика встречи гостей
На встречу делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.
В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.
После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.
Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье [3, c. 99-104].
В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.
В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.
Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято [3, c. 115].
Внимание!
К сожалению, данной работы нет в готовом виде.=(
Но Вы можете посмотреть аналогичную работу ЗДЕСЬ.
Если Вы хотите заказать выполнение учебной работы жмите здесь